Saber com han anat les coses i quina evolució ha tingut el teu negoci és fonamental per analitzar les estratègies que has engegat i planificar aquestes noves accions que tens al cap. I aquesta informació l’obtindràs del tancament anual empresarial.
Si estàs pilotant un negoci, una bona pràctica d’efectes molt positius és que facis el tancament econòmic mensual. Però més enllà d’això, és recomanable que cada any facis un tancament anual que no afecta només l’àrea econòmica sinó, més aviat, a la globalitat de la teva empresa.
Així que, si no ho has fet encara, aprofita el mes de desembre per posar fil a l’agulla i preparar el tancament de final d’any empresarial. T’explico com i què faig jo amb els meus clients.
Què és el tancament de final d’any empresarial?
El tancament de final d’any empresarial que et proposo consisteix a fer una revisió detallada de tota l’activitat que el negocio ha tingut al llarg de l’any. L’objectiu és que aquesta informació serveixi:
- Per projectar l’activitat de l’any que entra si encara no ho has fet.
- Per revisar les teves expectatives, en cas de que ja les hagis projectat.
De vegades, pensem en un tancament de final d’any comptable i/o fiscal, però la meva recomanació és que el teu tancament de final d’any empresarial sigui molt més complet. D’aquesta manera obtindràs una fotografia fidel del que ha passat durant els mesos anteriors i això et permetrà crear una estratègia fundada per als propers mesos.
Pot ser que el tancament anual sigui una tasca una mica tediosa, però no n’has d’infravalorar la seva importància. I és que el tancament de cap d’any aportarà al teu negoci beneficis com:
- Et permetrà tenir un panorama clar i específic del comportament de l’organització.
- Ajudarà a detectar allò que ha funcionat i a millorar els aspectes que no van ser tan favorables, per tenir una perspectiva real de l’activitat organitzacional. Això et permetrà projectar les tasques per al següent exercici, revisar els teus objectius, avaluar els èxits i errors i determinar on estaria bé realitzar certs ajustaments.
Veus la importància de fer un tancament anual a la teva empresa?
Consells per fer un bon tancament anual
Desembre i gener són mesos difícils per a qualsevol negoci. A la feina habitual s’hi afegeix el cansament, i a això el tancament de l’any en curs i la planificació estratègica de l’any que entrarà. I això, amb sort que no ens trobem amb cap contratemps.
Per això, una bona idea és que planifiquis bé com fer cadascuna de les tasques que tens pendents. I pel tancament de final d’any, et puc deixar alguns consells que els meus clients sempre m’agraeixen:
- Sigues previsor/a. Quan deixes tot per l’últim moment, normalment la feina s’amuntega i acabes amb una pila a la qual és difícil i tediós fer front. Fer-ho a poc a poc, amb una periodicitat establerta prèviament t’ajudarà que això no passi. Per exemple, si parlem del tancament anual comptable, pots preparar la teva informació financera també durant períodes intermedis de l’any, de manera mensual. Això et permetrà tenir un tancament anual molt més ràpid: només hauràs de fer una darrera anàlisi final.
- Planifica els teus projectes fent un cronograma amb dates de finalització o supervisió, així podràs organitzar les tasques que cal fer perquè es duguin a terme. Definir terminis amb el teu equip ajudarà a que tots aneu a una i sapigueu exactament què i quan heu de fer el que cada persona hagi de fer.
- Dóna valor a tota la informació, perquè tota és important. Cada equip té un funcionament particular i cadascú coneix a fons la seva informació. Per exemple, les devolucions, els inventaris, els contractes… Tot és rellevant: escolta’ls a tots.
- Revisa amb detall els números. Un cop estigui tot preparat, reuneix-te amb el teu equip de col·laboradors més estrets i analitzeu la informació econòmica.
I saps quin és el millor consell que et puc donar? Reuneix-te amb el teu equip i prepareu un tancament simbòlic. Els tancaments són importants per poder obrir nous períodes. Agraeix als teus col·laboradors tot el que han treballat aquest any, reconeix la teva dedicació i també la seva, feu balanç del que heu aconseguit i, també, dels obstacles que heu trobat en el camí. És una bona manera de mantenir alta la motivació de cara a l’any que entra, a través de la participació al balanç final.
Y tu, com a líder, també tens una oportunitat única per analitzar en perspectiva qüestions com ara:
- Què has aconseguit aquest any que hagi estat diferent?
- A quina persona o persones agraeixes el teu creixement aquest any?
- Què ha primat a la teva organització: persones o negoci?
- Com t’has relacionat amb les persones?, i amb les tasques?
- Has treballat als teus límits saludables?
- Hi ha hagut equilibri entre allò que has donat i allò que has rebut?
- Quin serà el teu nou hàbit l’any que entra?
Què en dius, t’atreveixes a posar ordre i preparar-te per afrontar un any nou amb més força i enfocament? El tancament de final d’any és una ocasió especial per apuntar-te a una sessió de mentoring executiu amb cavalls, vols que t’expliqui més?
Què ha d’incloure el tancament de final d’any de les empreses?
Sóc conscient que el desembre i el gener són mesos frenètics per a qualsevol negoci. Però, també sóc conscient que fer el tancament de final d’any et donarà molts avantatges als que no voldràs renunciar. Per això, el millor és anar al gra, no trobes?
Si saps tot el que ha d’incloure el tancament anual empresarial i tens un mètode per crear-lo, podràs centrar el teu focus i realitzar-lo d’una manera molt més pràctica, ràpida i efectiva.
Així, què ha d’incloure el tancament de final d’any de la teva empresa?
- Per descomptat, el tancament econòmic. És un dels procediments més importants en la comptabilitat, el que dóna per clausurats els comptes anuals de l’empresa i quadra els números. Amb ell podràs saber amb seguretat si el teu negoci ha generat pèrdues o guanys.
- La situació dels teus col·laboradors, si en tens: com se senten, en quina mesura s’han realitzat, quant s’han dedicat, quin desgast hi ha hagut, els sous,…
- Els teus clients i la tipologia de persones amb qui has treballat durant aquest any.
- La teva activitat i els factors que han actuat com a motor per al teu negoci.
- Els factors motivadors, els factors limitants y les palanques de projecció del nou any.
Què et sembla si anem per parts?
Els principals estats financers
Quan t’enfrontes al tancament anual empresarial, una de les coses més importants és revisar els principals estats financers.
Quan ha facturat la teva organització?, quina és la variació entre la facturació d’aquest any i la que vas aconseguir els anys 2019-2020 i 2021? Observa si la facturació ha crescut i en quina mesura ho ha fet.
També has de revisar l’evolució de l’EBITDA o del rendiment net per als autònoms. De vegades, un augment en la facturació no és sinònim d’un augment en el benefici, així que és interessant observar el resultat obtingut a tots dos indicadors.
Un altre indicador que val la pena rescatar és el marge brut d’explotació, és a dir, la diferència entre els ingressos generats per les vendes i els costos directes associats. El marge brut ha de ser suficient per cobrir les despeses fixes de l’empresa, com ara lloguers, salaris i altres despeses d’explotació, i que no decreixin.
És interessant integrar en aquesta anàlisi la comptabilitat analítica per saber quines famílies de productes són les que més ha venut la teva organització i quins són els que han generat un marge de benefici més ampli.
Els clients, la teva activitat i les relacions empresarials
Des de la perspectiva de clients, és interessant analitzar la tipologia de persones amb qui has treballat durant aquest any.
Quines característiques tenen els cinc clients que més han comprat aquest any?
De vegades, el resultat d’aquesta observació et posta a adonar-te que els clients principals tenen un perfil comú i és possible que la comunicació de la vostra empresa s’estigui dirigint a altres perfils.
És el torn ara de revisar l’activitat realitzada. Si observes els productes o serveis que han passat de la teva empresa a mans dels clients i l’impacte que això hi ha pogut generar, diries que l’activitat realitzada t’acosta o t’allunya del teu propòsit?
I les relaciones?, diries que han estat fluides?, hi ha hagut conflictes?, tensió? Et recomano valorar en una escala del 0 al 10 cadascun d’aquests aspectes. Així, d’aquí a uns anys podràs saber si la teva percepció en relació amb el nivell de conflictivitat a l’empresa ha millorat o empitjorat i podràs actuar en conseqüència.
Les palanques de projecció del nou any
Quines són les palanques per a la projecció del nou any? Una revisió detallada i conscient dels punts anteriors et prepara per prendre decisions, no sense abans atendre els factors motivadors i els factors limitants que s’han donat aquest any.
Localitza aquells factors que van actuar com a motor. Què és el que va fer que s’impulsessin iniciatives i es poguessin dur a terme? Per exemple, hauria pogut ser la creació d’un espai d’innovació, una nova manera de dinamitzar les reunions, l’entrada d’una persona…
I, per l’altra banda, quins han estat els factors que han actuat com a limitants? Alguns exemples poden ser una mala gestió del temps, la manca de recursos o la manca de talent.
Els factors limitants no desapareixen per art de màgia. No siguis com un estruç que amaga el cap sota terra: gestiona’ls i ocupa’t d’ells perquè de cara a l’any vinent deixin de ser un fre o un obstacle.
Ara sí, un cop has preparat el teu tancament anual arriba el moment de projectar l’any i per això el millor és servir-te d’un pla estratègic. Vols saber com m’agrada a mi treballar-ho?