Cinc claus per a un lideratge conscient

12/01/2023

Gestió del temps i lideratge: Com gestionar el teu temps quan estàs al capdavant d’un equip?

De manera molt habitual em trobo que la gestió del temps apareix com una gran preocupació en persones que ocupen funcions d’alta responsabilitat.

Un dels grans enigmes quan ets al capdavant d’un equip o projecte és precisament com compatibilitzar de la millor manera aquests dos conceptes tan importants: gestió del temps i lideratge.

Gestionar el temps de manera eficient quan ets al capdavant d’un equip pot suposar una gran diferència no només en la teva productivitat sinó, també, en la de les persones que col·laboren amb tu.

Quan en parlo amb els meus clients, es nota que pensar en el temps provoca certa angoixa. “És que no tinc temps”, “És que és impossible fer el que em proposo perquè no hi ha temps”…

I és que de vegades els dies es viuen com si es tractés d’una carrera a contrarellotge.

Tant de bo els dies tinguessin més hores, oi? Impossibles no podem demanar, però sí que has de saber que si millores la manera com gestiones el teu temps, aquest pot donar per a molt més.

Vols que t’expliqui com?

Què és el temps?

Segons el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, la paraula temps procedeix del llatí tempus i té ni més ni menys que 18 accepcions:

A nosaltres ens interessen especialment la primera i la segona, aquelles que consideren al temps com la durada de les coses i com una magnitud física que s’utilitza per mesurar la durada, la simultaneïtat i la separació dels fets i esdeveniments. Això permet ordenar esdeveniments en una seqüència de que es desprenen les nocions de passat, futur i present.

Quan parlem de la gestió del temps, també és important considerar l’accepció de la RAE que ho considera com “espai de temps disponible per fer alguna cosa”.

La raó és que no hi ha res a fer pel que fa al temps, aquest és el que és. Però sí que hi ha molt a fer respecte a com vius tu la gestió del teu temps.

És a dir, com aprofites aquest espai de temps que tens disponible per fer una tasca concreta.

Què és la gestió del temps?

Gestionar el temps vol dir prendre consciència que tu ets l’única persona que pot decidir què fer a cada moment. També significa agafar les regnes i decidir a què diràs sí i a què diràs no.

Però la realitat és que de forma constant patim interrupcions de tota mena. Notificacions, eines, emails, xarxes socials, trucades de telèfon, reunions que de vegades no tenen sentit…

La realitat és que moltes vegades no ets tu qui gestiona el teu temps.

I no gestionar el temps vol dir que poses el teu temps al servei d’alguna cosa o d’algú i deixes que el teu temps, senzillament, sigui utilitzat.

Aleshores, pregunta’t: he de gestionar el meu temps?

És la teva decisió, però has de saber que si no ho gestiones, el teu temps serà usat sobre la base de les decisions d’altres persones. Si per a tu està bé, no hi ha cap problema.

Però si no és el que desitges, si el que vols és ser tu qui decideixi què fer amb el teu temps, et vindran bé uns quants consells per gestionar el teu temps de una manera eficient.

Aquests consells i estratègies poden ajudar-te a recuperar el teu temps i a parar una atenció conscient a les coses que fas al teu dia a dia.

Estableix les prioritats diàries i centra’t en les coses més rellevants que has de fer.

Gestionar el teu temps, i el del teu equip, de la manera més conscient possible pot donar-te molts beneficis, com augmentar la productivitat i establir les prioritats en el teu dia a dia per deixar també un espai al teu descans i cura personal.

Principi de Pareto: una clau per gestionar el teu temps de forma eficient

El principi de Pareto, també anomenat principi 80-20, estableix que el 80% dels resultats que obtens prové del 20% de les tasques que fas.

Per això, resulta essencial que identifiquis aquest 20% de les teves tasques clau per enfocar-te principalment en aquelles que et permetran assolir els resultats proposats.

Identifica les teves activitats clau: quins són els teus tres objectius principals?, quin tipus de tasques necessites desenvolupar?

D’altra banda, un cop identificades les activitats clau que necessites fer, imagina: quina versió de tu necessites?

Per exemple, si una de les teves activitats clau és aconseguir nous clients, necessitaràs una versió teva en que tu estiguis bé. Al cap i a la fi, ningú no voldria relacionar-se amb una persona desanimada, esgotada o que hagi descuidat la seva imatge personal, oi?

Així que recorda deixar espais de temps per cuidar-te com mereixes i necessites.

La teva agenda no pot estar totalment ocupada. Si és així, no et manca temps sinó que probablement t’estiguin sobrant tasques. Revisa quines tasques de les que hi ha a la teva agenda pots deixar de realitzar, quines pots fer amb menys freqüència i quines poden dur a terme altres persones.

Connecta amb el que fas

El teu temps tindrà un ús més fructífer si el dediques a realitzar activitats amb què et sents en connexió.

Així que busca el sentit de la teva activitat, tracta d’identificar el teu propòsit i troba una alineació més gran entre el que fas i el que dóna sentit a la teva vida.

És una feina profunda però que sens dubte t’ajudarà a optimitzar la gestió del teu temps. Atura’t per un moment i formula’t aquestes tres preguntes:

A què dediques el teu temps?
Què és el que t’agrada fer?
Què és el que necessites fer?

Reflexiona des de la coherència amb la teva identitat, valors i propòsit. I sempre des de la realitat: observa i analitza a què dediques realment el teu temps, per decidir a què el vols dedicar.

Mantingues a ratlla els teus lladres de temps

Al principi d’aquest post et parlava de totes aquestes coses que fem, gairebé de manera automàtica i inconscient, i que al final ens roben el temps. Trucades telefòniques, visites inesperades, reunions innecessàries, distraccions contínues… són els lladres de temps habituals al teu dia a dia.

Sí, n’ets conscient. Així que no et queixis, agafa les regnes i minimitza aquests lladres.

Elimina les notificacions del mòbil, estipula una franja horària per concentrar totes les trucades que hagis de fer o consulta el teu correu electrònic només dues vegades al dia. Són només alguns dels exemples d’accions que pots posar en funcionament i que aportaran ordre als teus dies.

Mantenir actius diversos canals de comunicació (missatges, trucades, correus, visites, etcètera) requereix massa atenció. Per tant, cal que decideixis en quin moment atendràs cadascun d’aquests canals de comunicació i en quin moment no.

Vivim en la cultura de la immediatesa, però la realitat és que respondre qualsevol missatge o trucada de manera immediata és només una opció. En la majoria dels casos, la trucada o el missatge no necessita ser atès al moment. De fet, moltes vegades es tracta d’informacions que reps que únicament necessiten del teu coneixement, és a dir, no requereixen que facis res al respecte.

Per això, decideix en quin moment atendràs per exemple el correu electrònic i quan ho facis, fes-ho amb atenció plena. És a dir, redacta correctament les respostes, fes que la seva lectura sigui agradable, agraeix la comunicació, no et disculpis per no haver respost immediatament si no vols i explica perquè ara és el moment adequat per respondre.

Aprèn a prioritzar

Una gestió adequada del temps implica també decidir què és urgent i per tant requereix ser realitzat en el moment, què és el que pots planificar, delegar en altres persones o, senzillament, eliminar.

Per això pot venir-te molt bé la matriu següent:

matriz-de-prioridades-noelia-hurtado-soriano-topten-cat-r

Manega les emergències

En aquest punt, potser el més important (i difícil) és aprendre a distinguir entre el que és i el que no és una emergència.

Si tens la seguretat que ets davant d’una i ets la millor persona al teu abast per ocupar-se’n, aleshores oblida tota la resta i concentra’t a resoldre-la. Si no és així, deixa que siguin altres persones les que la gestionen i confia que estarà bé que ho facin a la seva manera.

Un cop delegada l’emergència, decideix quina manera de supervisió hi aplicaràs i, després, pren distància.

Troba l’equilibri entre la teva vida personal i la teva vida empresarial

El teu projecte et necessita, però la teva vida també. La teva vida està composta de diferents àrees: la teva família, els teus amics, el teu lleure, la teva vida professional, la teva salut, el teu desenvolupament personal, l’amor… i en cadascuna d’aquestes àrees necessites realitzar-te.

Així que deixa temps per cultivar com correspon les diferents àrees de la teva vida. Permet-te tenir espais sense plans, sense res previst, i observa què passa. Fins i tot si només descanses, si només t’avorreixes o si resulta que als espais buits emergeix la tristesa, serà molt important que això passi. És part de la vida.

Millora la teva gestió del temps: consells per al teu pla d’acció

Un cop has llegit fins aquí (gràcies per fer-ho!), només em queda llançar-te una pregunta: estàs preparat per millorar la manera com gestiones el teu temps? Si és així, et proposo que prenguis cartes a l’assumpte i estableixis un pla d’acció que et porti a optimitzar la teva gestió del temps.

Et deixo els consells que a mi m’han funcionat millor:

Matina: Uneix-te al club de les 5.
Dedica un temps a cultivar la teva serenitat.
Fes exercici.
Alimenta’t bé per ser productiu.
Lidera l’ús de les comunicacions.
Sigues molt precís en què dius.
Expressa les teves necessitats de manera assertiva.
Pregunta per entendre bé abans de passar a l’acció.
Decideix i estableix les teves prioritats i tasques pendents.
Distribueix el teu temps de manera conscient i realista.

Comments are closed.

Cinc claus per a un lideratge conscient

Gestió del temps i lideratge: Com gestionar el teu temps quan estàs al capdavant d’un equip?

Què és el temps?

Què és la gestió del temps?

Principi de Pareto: una clau per gestionar el teu temps de forma eficient

Connecta amb el que fas

Mantingues a ratlla els teus lladres de temps

Aprèn a prioritzar

Manega les emergències

Troba l’equilibri entre la teva vida personal i la teva vida empresarial

Millora la teva gestió del temps: consells per al teu pla d’acció

Entradas relacionadas

Cinc claus per a un lideratge conscient

Tendències empresarials 2023: Coneix-les i integra-les en el teu pla estratègic

Tancament de fi d’any empresarial: Com i per què ho has de fer ja

Contáctanos